Im Leben eines Unternehmens können Streitigkeiten über Rechnungen jederzeit auftreten. Ob aufgrund eines Fehlers in der Höhe, einer nicht richtlinienkonformen Dienstleistung oder eines Vertragsstreits, eine solche Situation kann die Geschäftsbeziehung schädigen und den Cashflow gefährden. Mit Methode und Professionalität ist es jedoch möglich, die meisten Konflikte schnell zu entschärfen.

Erfahren Sie, wie Sie im Falle eines Streits über eine Rechnung effektiv reagieren können, welche Rechte Sie haben und welche Best Practices Sie anwenden sollten, um zu verhindern, dass sich so etwas wiederholt.

Verstehe, was ein Rechnungsstreit ist

Ein Rechnungsstreit ist eine Meinungsverschiedenheit zwischen dem Lieferanten und dem Kunden über den Inhalt, den Betrag oder die Gültigkeit dieser Rechnung. Sie kann gerechtfertigt sein (durch einen Fehler oder Misserfolg) oder das Ergebnis eines einfachen Missverständnisses sein.

Häufige Ursachen von Rechtsstreitigkeiten

Zu den häufigsten Rechtsquellen gehören:

• Berechnungs- oder Mehrwertsteuerfehler.
• Eine Dienstleistung oder ein Produkt, das nicht geliefert wurde oder nicht konform ist.
• Ein Betrag, der von dem im Angebot angegebenen Betrag abweicht.
• Termine nicht eingehalten.
• Fehlen einer vorherigen schriftlichen Vereinbarung.

Diese Streitigkeiten können auch auf mangelnde Klarheit in den Vertragsdokumenten, schlechte Kommunikation oder einen Streit über die Auslegung einer Klausel zurückzuführen sein.

Schritt 1: Analysieren Sie die Situation objektiv

Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, ist es wichtig, die Ursache der Meinungsverschiedenheit vollständig zu verstehen.

Sammeln Sie Vertragsdokumente

Lesen Sie zunächst die Rechnung sorgfältig durch und vergleichen Sie sie:

• Auf das vom Kunden akzeptierte Angebot.
• Zu den allgemeinen Verkaufsbedingungen.
• Zu Lieferscheinen oder Servicescheinen.
• E-Mail-Austausch oder andere schriftliche Vereinbarungen.

Beurteilen Sie Ihre Verantwortung

Stell dir die richtigen Fragen:

• Haben Sie alle Verpflichtungen erfüllt?
• Haben Sie die vereinbarten Tarife korrekt angewendet?
• Hat der Kunde die Dienste validiert?

Schritt 2: Versuchen Sie eine einvernehmliche Lösung

In den meisten Fällen kann eine Lösung gefunden werden, ohne dass ein Gerichtsverfahren eingeleitet werden muss.

Öffne den Dialog

Oft hilft ein Telefonat oder ein E-Mail-Austausch, um die Situation zu klären. Es ist wichtig, einen professionellen und konstruktiven Ton beizubehalten.

Schlagen Sie Lösungen vor

Je nach Fall können mehrere Optionen in Betracht gezogen werden:

• Stellen Sie eine geänderte Rechnung aus.
• Geben Sie einen Handelsrabatt.
• Führen Sie einen zusätzlichen Service durch.
• Stellen Sie eine Gutschrift bereit.

Schritt 3: Den Austausch formalisieren

Wenn die Meinungsverschiedenheit weiterhin besteht, formalisieren Sie den gesamten Austausch schriftlich. Dies schützt Sie im Falle eines weiteren Verfahrens.

Halten Sie die Rückverfolgbarkeit aufrecht

Senden Sie nach jedem Austausch zusammenfassende E-Mails, einschließlich:

• Was vereinbart oder angefochten wurde.
• Die vorgelegten Vorschläge.
• Erwartete Reaktionszeiten.

Schritt 4: Senden Sie eine formelle Mitteilung

Wenn eine einvernehmliche Lösung fehlschlägt, ist der nächste Schritt das Senden einer formellen Mitteilung.

Inhalt einer förmlichen Mitteilung

Dieses formelle Schreiben sollte enthalten:

• Ihre Kontaktdaten und die des Kunden.
• Die Nummer und das Datum der Rechnung.
• Der geltend gemachte Betrag.
• Eine Zusammenfassung des Streits.
• Ein ausdrücklicher Antrag auf Regularisierung innerhalb eines bestimmten Zeitraums (oft 8 bis 15 Tage).
• Erwähnung der möglichen Folgen bei Untätigkeit.

Rechtliche Wirkung

Die förmliche Mitteilung markiert einen Wendepunkt: Sie beweist, dass Sie versucht haben, den Streit einvernehmlich beizulegen, und ebnet den Weg für mögliche Rechtsbehelfe.

Schritt 5: Nutzen Sie Mediation oder Gerechtigkeit

Reicht die förmliche Mitteilung nicht aus, können Sie einen Mediator hinzuziehen oder sich an das zuständige Gericht wenden.

Versuch einer Mediation

Mediation ist ein einvernehmliches Verfahren, bei dem ein neutraler Dritter den Parteien hilft, eine Einigung zu erzielen. Es ist schnell, kostengünstig und vermeidet ein langes und kostspieliges Gerichtsverfahren.

Rechtliche Schritte

Wenn die Mediation nicht erfolgreich ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Der Zahlungsbefehl : schnell und an bestimmte, liquide und fällige Forderungen angepasst.
• Zuordnung nach unten : im Falle einer komplexeren Streitigkeit.
• Das summarische Verfahren : im Notfall.

Bewährte Verfahren zur Vermeidung von Streitigkeiten in der Zukunft

Prävention ist immer noch der beste Weg, um Streitigkeiten zu vermeiden. Hier sind einige konkrete Tipps.

Gestalten Sie die Geschäftsbeziehung richtig

• Schreiben Sie immer ein schriftliches und unterschriebenes Angebot oder einen Vertrag.
• Definieren Sie klar die Dienstleistungen, die Tarife und die Zahlungsbedingungen.
• Lassen Sie die Allgemeinen Verkaufsbedingungen (AGB) unterschreiben.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Dienstleistungen weiterverfolgt werden

• Verwenden Sie unterschriebene Lieferscheine, Berichte oder Servicezertifikate.
• Archivieren Sie den gesamten E-Mail-Austausch mit Ihren Kunden.
• Zögern Sie nicht, jede Phase des Projekts validieren zu lassen.

Verwenden Sie zuverlässige Tools

Verwenden Sie eine professionelle Abrechnungssoftware, die Folgendes ermöglicht:

• Um klare, vollständige und konforme Dokumente zu erstellen.
• Um Zahlungen zu verfolgen.
• Um Erinnerungen und Erinnerungen zu automatisieren.

Zusammengefasst

Ein Streit über eine Rechnung kann schnell zu einem Hindernis für das reibungslose Funktionieren Ihres Unternehmens werden. Glücklicherweise ist es mit der richtigen Methode möglich, die meisten Situationen einvernehmlich zu lösen.

Nehmen Sie eine professionelle Haltung ein, verlassen Sie sich auf klare und genaue Dokumente und pflegen Sie eine offene Kommunikation mit Ihren Kunden. Im Falle eines Scheiterns sollten Sie wissen, dass es wirksame Abhilfemaßnahmen gibt: förmliche Mahnung, Mediation, rechtliche Schritte.

Schließlich sollten Sie nicht vergessen, dass die beste Verteidigung die Prävention ist: Ein gut geschriebener Kostenvoranschlag, gut dokumentierte Dienstleistungen und eine strenge Abrechnung sind Ihre besten Verbündeten bei der Vermeidung von Streitigkeiten.

‍

‍