PDP und elektronische Rechnung: Alles verstehen, um gut zu starten

Die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland ist Teil eines ehrgeizigen Projekts, das darauf abzielt, den Handel zu modernisieren und Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen. In diesem Rahmen treten neue Akteure auf: die PDP, oder Partner-Dématérialisierungs-Plattformen. Aber was ist eine PDP, wozu dient sie genau und wie kann man sie konkret für die Verwaltung von Rechnungen nutzen? Wir erklären alles.

Die PDP: Definition und Rolle

Eine PDP (Partner-Dématérialisierungs-Plattform) ist eine von der Finanzverwaltung zugelassene Plattform, die elektronische Rechnungen im Rahmen der Reform der obligatorischen Rechnungsstellung austauscht. Konkret empfängt, sendet und überträgt sie elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (wie Factur-X, UBL und CII), was eine automatisierte und sichere Verarbeitung der Daten ermöglicht.

• Factur-X: Ein hybrides Format mit einem lesbaren PDF und einem strukturierten XML für die Automatisierung. Praktisch für KMU.
• UBL (Universal Business Language): Ein standardisiertes XML-Format für internationale Transaktionen, häufig im B2B- und B2G-Bereich verwendet.
• CII (Cross Industry Invoice): Ein komplexeres XML-Format, das für große Unternehmen und Transaktionen zwischen verschiedenen Branchen geeignet ist.

Diese Formate gewährleisten eine optimierte und konforme Verwaltung von elektronischen Rechnungen.

Wer ist von den PDP betroffen?

Alle in Deutschland umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, werden von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen sein. Die genauen Termine für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland müssen noch überprüft werden.

Wie kann man eine PDP für die Verwaltung von Rechnungen nutzen?

1. Wählen Sie eine zugelassene PDP

Nur Plattformen, die von der Finanzverwaltung zugelassen sind, können als PDP fungieren. Der erste Schritt besteht daher darin, zu überprüfen, ob der gewählte Anbieter auf der Liste der Partner-Plattformen steht.

2. Verbinden Sie Ihr Verwaltungssystem

Sobald Sie Ihre PDP ausgewählt haben, können Sie Ihr Rechnungs- oder ERP-System mit der Plattform verbinden. Die meisten PDP bieten eine API oder native Integrationen mit gängigen Buchhaltungs-Tools an. Dies ermöglicht es Ihnen:

• Elektronische Rechnungen direkt aus Ihrem System zu erstellen und zu senden.
• Rechnungen von Ihren Lieferanten automatisch zu empfangen.
• Den Status Ihrer Rechnungen zu verfolgen (gesendet, empfangen, abgelehnt, bezahlt...).

3. Profitieren Sie von zusätzlichen Dienstleistungen

Die PDP bieten oft mehr als nur die Übertragung von Rechnungen:

• Überprüfung der Konformität von Dokumenten.
• Gesicherte Archivierung für 10 Jahre.
• Automatisierung von Prozessen.
• Zugriff auf Dashboards zur Verfolgung.
• Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften.

Was sind die Vorteile der Nutzung einer PDP?

• Zeitersparnis: Keine manuelle Verarbeitung von Rechnungen mehr, alles ist zentralisiert und automatisiert.
• Sicherheit: Ihre Daten sind geschützt und gemäß den steuerlichen Vorschriften archiviert.
• Konformität garantiert: Die PDP sorgen für die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen und die korrekte Übertragung von Daten an die Verwaltung.
• Verfolgung in Echtzeit: Sie können den Status Ihrer Rechnungen schnell einsehen, wodurch Verzögerungen bei der Zahlung und Streitigkeiten reduziert werden.
• Integration mit Banken: Einige PDP ermöglichen auch die Zahlung und die automatische Klassifizierung von Rechnungen, synchronisiert mit Ihren Bankkonten.

Fazit

Die PDP ist ein zentraler Bestandteil der neuen Architektur der elektronischen Rechnungsstellung. Sie ist mehr als nur ein einfacher Intermediär, sondern wird zu einem echten Verbündeten bei der fluiden, konformen und sicheren Verwaltung von Rechnungen. Indem Sie sich jetzt einem zuverlässigen PDP-Partner anschließen, bereiten Sie sich auf den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung vor und stellen sicher, dass Sie diese Entwicklung auf eine fluide und effiziente Weise bewältigen.

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