La gestion des factures dans le cadre d'une entreprise soulève une question importante : combien de temps faut-il conserver les factures et autres documents administratifs ? Ce délai varie en fonction du type de facture (papier ou électronique), de la nature de l'activité et des obligations fiscales. En France, plusieurs règles et délais légaux encadrent la conservation des factures.
En règle générale, l'administration fiscale exige que les entreprises conservent les factures pendant une durée minimale de 6 ans. Ce délai commence à courir à partir de la clôture de l'exercice comptable au cours duquel la facture a été émise. Par exemple, si une facture est émise le 15 mars 2023 et concerne un achat pour l'année 2023, la facture devra être conservée jusqu'au 31 décembre 2029, soit 6 ans après la clôture de l'exercice.
Cas particuliers : Certaines factures doivent être conservées plus longtemps, notamment les documents liés à des actes de garantie ou des contrats à long terme, qui peuvent nécessiter un archivage jusqu’à 10 ans après la fin de l’échéance du contrat.
Il existe des distinctions entre les factures d'achat (fournisseurs) et les factures de vente (clients) en matière de conservation. Toutes deux doivent être conservées pendant un minimum de 6 ans. Toutefois, la nature de la facture (papier ou électronique) peut influencer la méthode de conservation.
Avec la numérisation croissante, il est désormais possible de conserver les factures sous format électronique. La loi permet de garder ces documents sous forme numérique, à condition qu'ils soient accessibles, sécurisés et à l’abri de toute altération. Les entreprises peuvent choisir de numériser leurs factures papier, mais elles doivent respecter les critères fixés par l'administration fiscale pour garantir l'intégrité des documents.
Il est donc recommandé de numériser les factures papier dès leur réception, pour faciliter leur archivage et réduire les risques de perte ou de détérioration.
Les factures électroniques sont soumises aux mêmes règles que les factures papier. Elles doivent être archivées et sécurisées dans un format qui garantit leur intégrité. Le format PDF est souvent utilisé pour cela, car il est facilement accessible et difficile à modifier. L'entreprise doit également s'assurer que ces factures sont accessibles en cas de demande de l’administration fiscale.
Les factures dématérialisées, comme les factures de téléphonie, d'électricité ou de services numériques, doivent également être conservées pendant 6 ans. L’archivage numérique des factures garantit non seulement un gain de place mais aussi une gestion plus fluide de ces documents administratifs.
Les documents comptables, tels que les factures d’achat et de vente, les pièces justificatives de paiement, et les relevés bancaires, font partie des documents fiscaux qui doivent être conservés pendant 6 ans en France. Cela inclut également les documents relatifs aux contrats commerciaux, aux documents fiscaux et aux déclarations fiscales. Ces documents peuvent être utilisés comme preuves lors d’un contrôle fiscal ou d'une vérification par l'administration.
En ce qui concerne les documents administratifs liés aux impôts, les factures d'énergie, les factures d'électricité, ou les factures de téléphone, il est essentiel de conserver ces papiers pendant la durée des obligations fiscales, soit 6 ans en règle générale.
Il est crucial de protéger ces documents. Que ce soit sous forme papier ou numérique, il convient de les sécuriser pour éviter tout risque de perte ou d'accès non autorisé. La sécurisation des documents peut passer par l’utilisation de coffre-forts numériques, de sauvegardes régulières et de la mise en place de protocoles de sécurité adéquats.
Certaines entreprises doivent conserver des documents plus longtemps en fonction de leur activité. Par exemple, dans le cadre d’une garantie commerciale ou d'un contrat avec un fournisseur, il peut être nécessaire de conserver ces documents durant toute la durée de la garantie. De plus, certains documents peuvent être soumis à des délai de conservation plus long, comme les contrats de travail, qui doivent être conservés pendant 5 ans après la fin du contrat, ou des documents liés à des opérations d’achat qui peuvent avoir des durées de conservation spécifiques.
Il est donc essentiel de bien comprendre les obligations légales et de mettre en place un système de gestion documentaire adapté pour garder les factures et documents comptables dans les conditions légales, tout en garantissant leur sécurité et leur accessibilité.
En cas de doute, il est recommandé de demander conseil à un expert-comptable ou à un conseiller fiscal pour s'assurer que l’entreprise respecte les procédures fiscales en vigueur et conserve ses documents dans les délais légaux prévus.
