In einer Geschäftsbeziehung ist es manchmal ratsam — oder sogar notwendig —, eine Teilzahlung zu verlangen, bevor ein Vertrag vollständig ausgeführt wird. An dieser Stelle kommt das ins Spiel Ratenrechnung, ein Dokument nach dem anderen gesetzlich beaufsichtigt und nützlich für das Cash-Management. Aber wann sollte es herausgegeben werden? Und vor allem Wie schreibe ich es gut, um das Gesetz einzuhalten ? Wir ziehen Bilanz.
La Ratenrechnung ist ein offizielles Dokument, das die materialisiert Teilzahlung vor der endgültigen Lieferung einer Ware oder der Fertigstellung einer Dienstleistung angefordert oder erhalten. Es ist ein integraler Bestandteil des Abrechnungszyklus und ist unterliegt den gleichen rechtlichen Verpflichtungen als eine klassische Rechnung.
Im Gegensatz zu einer einfachen Zahlungsaufforderung oder einem unterschriebenen Angebot hat die Anzahlungsrechnung eine buchhalterischer und steuerlicher Wert. Sie ist obligatorisch, sobald eine Vorauszahlung erforderlich ist: Dies gilt sowohl für lange Dienstleistungen als auch für Verkäufe, die eine bestimmte Herstellung oder Lieferung erfordern.
Die Vorauszahlungsrechnung steht Unternehmen, Handwerkern und Selbstständigen vor mehrere Herausforderungen:
Die Beantragung einer Anzahlung, sobald der Vertrag unterzeichnet ist, ermöglicht Kundenbindung validieren, insbesondere für maßgeschneiderte oder langfristige Projekte. Dies begrenzt das Risiko einer Stornierung oder unbezahlter Rechnungen.
Die Einzahlung stellt eine sofortiger Cashflow, nützlich für die Finanzierung der ersten Ausgaben im Zusammenhang mit der Mission: Kauf von Rohstoffen, Mobilisierung eines Teams, Vermietung von Ausrüstung usw.
Im Gegensatz zu einer mündlichen Zusage oder einem Angebot hat eine Ratenzahlungsrechnung eine rechtlicher Wert : es kann im Streitfall als Beweismittel verwendet werden. Darüber hinaus ist der Kunde nach Zahlung der Anzahlung an den Vertrag gebunden (sofern nicht anders angegeben).
Hier sind die häufigsten Fälle, in denen eine Vorausrechnung relevant oder sogar empfehlenswert ist:
💡 Gut zu wissen : Die Bitte um eine Vorauszahlung muss deutlich gemacht werden in allgemeine Verkaufsbedingungen (CGV) oder in einem Vertrag unterzeichnet zwischen den Parteien. Ohne sie könnte es schwieriger sein, sie geltend zu machen.
Die Einzahlungsrechnung ist eine Echte Rechnung, unterliegt der Mehrwertsteuer (sofern Ihr Unternehmen dieser unterliegt) und allen gesetzlichen Abrechnungspflichten. Es muss daher Folgendes enthalten Pflichtangaben gesetzlich vorgesehen:
Einmal ausgestellt, muss es in der Buchhaltung registriert genau wie eine normale Rechnung. Die erhobene Mehrwertsteuer muss bei Erhalt deklariert werden, es sei denn, Sie unterliegen der Umsatzsteuer auf Quittungen (was insbesondere bei freien Berufen üblich ist).
Hier sind die besten Methoden für die Erstellung einer klaren und legalen Ratenzahlungsrechnung:
Beispiel für eine Formulierung:
„Einzahlungsrechnung in Höhe von 30% des Gesamtbetrags der Bestellung Nr. 456 vom 02.05.2025.“
Wenn die Mission abgeschlossen ist oder die Lieferung abgeschlossen ist, ist es angemessen, eine endgültige Rechnung. Dieser sollte erwähnen Sie deutlich die bereits geleistete Anzahlung und berücksichtigen Sie dies bei der zu zahlenden Summe.
Wenn der Gesamtbetrag beispielsweise 3.000€ einschließlich Mehrwertsteuer beträgt und eine Anzahlung von 900€ geleistet wurde, wird auf der endgültigen Rechnung Folgendes angezeigt:
Dies gewährleistet die Rückverfolgbarkeit von Zahlungen und vermeidet jegliche Verwechslung mit dem Kunden.
Diese drei Begriffe werden manchmal fälschlicherweise synonym verwendet. Folgendes unterscheidet sie:
Es ist daher wichtig, in Ihren Vertragsdokumenten anzugeben, ob es sich um eine Anzahlung Oder vonEinzahlung, weil die Folgen im Falle einer Stornierung nicht dieselben sind.
La Ratenrechnung ist ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, die wollen sichern Sie ihre Transaktionen und ihren Cashflow verbessern. Es ermöglicht, vor der vollständigen Realisierung einer Dienstleistung oder Lieferung eine finanzielle Zusage vom Kunden einzuholen.
Aber Vorsicht: Dieses Dokument hat eine rechtlicher und steuerlicher Wert, und sollte sorgfältig geschrieben werden. Als Unternehmer ist es daher von entscheidender Bedeutung die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Ausstellung einer Ratenzahlungsrechnung einhaltenund führt gleichzeitig eine klare Aufzeichnung des Restbetrags, der in Rechnung gestellt werden muss.
Richtig verwendet, ist die Vorauszahlungsrechnung viel mehr als ein einfaches Verwaltungsdokument: Sie ist ein Vertrauenshebel, von Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten Und von effektives Finanzmanagement.
