In der Geschäftswelt gibt es zahlreiche Geschäftsdokumente, von denen jedes eine klar definierte Rolle hat. Unter ihnen sind die Proforma-Rechnung wird oft verwendet, aber immer noch wenig verstanden. Es handelt sich um ein vorläufiges Dokument, das häufig mit einem Angebot oder einer Schlussrechnung verwechselt wird, obwohl es eine ganz bestimmte Funktion hat.
Auf halbem Weg zwischen kommerziellem Angebot und administrativen Informationen wird die Pro-forma-Rechnung häufig im professionellen Austausch verwendet, insbesondere im internationalen Handel. Aber sie rechtlicher Wert unterscheidet sich stark von der einer herkömmlichen Rechnung. In diesem Artikel schauen wir uns an, wofür eine Proforma-Rechnung gedacht ist, was sie enthält, wann sie verwendet werden muss und was das Gesetz dazu sagt.
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument vorläufig und unverbindlich das eine Simulation einer Rechnung darstellt. Es wird von einem Lieferanten erstellt vor dem endgültigen Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, um einem Kunden einen klaren und detaillierten Kostenvoranschlag zu unterbreiten.
Im Gegensatz zu dem, was der Name vermuten lässt, ist es nicht Auch kein Zitat, auch nicht von einem gesetzlicher Gesetzentwurf. Ihr Zweck besteht nicht darin, eine Zahlung zu verlangen, sondern einfachbenachrichtigen. Es ermöglicht es, die Bedingungen eines zukünftigen Einkaufs zu antizipieren: betroffene Produkte, Mengen, Preise, Termine, Nebenkosten usw.
Es findet sich häufig in B2B-Geschäftsbeziehungen, aber auch in Verwaltungs- oder Zollverfahren. Seine Flexibilität und einfache Erstellung machen es zu einem beliebten Tool, vorausgesetzt, Sie kennen seine Grenzen.
Die Pro-forma-Rechnung hat mehrere praktische Einsatzmöglichkeiten im Geschäftsleben. Hier sind die wichtigsten Situationen, in denen es verwendet wird:
Die Proforma-Rechnung wird hauptsächlich verwendet für im Detail erklären ein kommerzieller Vorschlag. Es kann an einen Interessenten oder an einen Stammkunden gesendet werden, um vor der Bestellung ein Angebot zu unterbreiten. Es ist eine Art Rechnungssimulation Dies ermöglicht es dem Kunden, eine vollständige Vorstellung von zukünftigen Elementen zu haben: Produktreferenzen, Mengen, mögliche Rabatte, Versandkosten, anfallende Steuern usw.
Es ermöglicht dem Kunden auch ein Budget intern validieren (im Falle eines Unternehmens) vor der Vereinbarung. Dies macht den Austausch flüssiger und vermeidet Überraschungen.
In einigen Fällen wird die Proforma-Rechnung verwendet für rechtfertigen Sie eine zukünftige Ausgabe bei einer Bank, einem Kreditinstitut oder im Rahmen von Verwaltungsverfahren. Beispielsweise kann ein Unternehmen es verwenden, um ein Darlehen zur Finanzierung eines bestimmten Kaufs zu erhalten, oder ein internationaler Kunde benötigt es möglicherweise, um einen kommerzielles Visum Oder ein Einfuhrgenehmigung.
Insbesondere die Zollbehörden können eine Proforma-Rechnung verlangen für rechnen Sie mit der Erhebung von Zöllen und Steuern bei einer internationalen Lieferung.
Einige Unternehmen verwenden die Proforma-Rechnung als Verhandlungsgrundlage. Es ermöglicht die Festlegung eines Preisrahmens, ohne die Parteien endgültig einzubeziehen. Dadurch besteht die Möglichkeit, die Bedingungen des Angebots anzupassen, bevor es durch eine Bestellung oder eine Schlussrechnung vertraglich bindend wird.
Die Pro-forma-Rechnung war nicht kein rechtlicher oder steuerlicher Wert. Es konstituiert nicht Auch kein Vertrag, auch kein Transaktionsnachweis, Auch kein Buchhaltungsbeleg. Es kann nicht in der Buchhaltung verbucht werden, löst keine Kasseneingänge aus und sollte nicht zur Mehrwertsteuererklärung verwendet werden.
Es ist daher wichtig zu verstehen, dass eine Proforma-Rechnung rechtlich ein einfaches informatives Dokument, genauso wie ein Zitat. Es verpflichtet den Verkäufer nicht, die Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen, und verpflichtet den Kunden nicht, diese zu kaufen. Wenn es jedoch von allgemeinen Verkaufsbedingungen begleitet und von beiden Parteien unterzeichnet wird, kann es einen bestimmten Vertragswert erwerben, insbesondere im Streitfall.
⚠️ Um Verwirrung zu vermeiden, wird dringend empfohlen, dass Sie deutlich angeben“ PROFORMA-RECHNUNG “ auf dem Dokument, in sichtbaren Buchstaben, und nicht um ihm eine offizielle Rechnungsnummer zuzuweisen.
Viele Fachleute verwechseln Pro-forma-Rechnungen mit herkömmlichen Rechnungen. Bei diesen beiden Dokumenten war dies jedoch nicht der Fall Nicht derselbe Status, nicht die gleiche Funktion.
Die endgültige Rechnung ist eine juristisches Dokument, erforderlich für jeden abgeschlossenen Verkauf. Es wird zur Beantragung der Zahlung verwendet und muss eine eindeutige Nummer, ein Ausstellungsdatum, Informationen des Verkäufers und des Käufers sowie alle obligatorischen rechtlichen Informationen enthalten. Es hat rechtlichen, buchhalterischen und steuerlichen Wert. Es unterliegt der Mehrwertsteuer (falls zutreffend) und muss archiviert werden.
Was die Pro-forma-Rechnung betrifft, löst keine Verpflichtungen aus, weder für den Kunden noch für den Lieferanten. Es kann nicht abgeholt oder aufgezeichnet werden und kann nicht als Nachweis im Falle einer Steuerprüfung verwendet werden.
Auch wenn das Gesetz keine Pflichtangaben für eine Proforma-Rechnung vorsieht, sind einige Informationen wichtig, damit es klar und professionell ist :
Es ist möglich, eine zu verwenden Fakturierungssoftware, oder eine Word- oder Excel-Vorlage, um eine übersichtliche Proforma-Rechnung zu erstellen.
Nehmen wir den Fall eines handwerklichen Herstellers von maßgefertigten Möbeln. Ein Kunde möchte eine Reihe personalisierter Stühle für sein Restaurant bestellen, möchte aber zunächst das Budget anhand seines Sitzplatzes überprüfen. Der Handwerker schickt ihm eine ausführliche Proforma-Rechnung, einschließlich der Mengen, der verwendeten Materialien, des Preises pro Einheit, der Lieferkosten und der Herstellungszeit.
Der Kunde verwendet dieses Dokument, um das Projekt seinem Management vorzustellen. Nach der Bestätigung übermittelt er ein Auftragsformular, und der Handwerker stellt dann ein endgültige Rechnung entsprechend der bestätigten Bestellung.
Die Proforma-Rechnung ist eine vorläufiges Dokument, um einen Kunden vor der Validierung über ein Angebot zu informieren. Es ist sehr nützlich bei Handelsbörsen, insbesondere um ein strukturiertes Angebot zu unterbreiten, eine administrative Anfrage zu unterstützen oder eine Bestellung zu erleichtern.
Aber Vorsicht: Sie ersetzt keine offizielle Rechnung und hat auch keine kein rechtlicher, buchhalterischer oder steuerlicher Wert. Es ist daher wichtig, sie nicht mit einer Schlussrechnung zu verwechseln. Sobald die Transaktion abgeschlossen ist, muss gemäß den gesetzlichen Verpflichtungen eine echte Rechnung erstellt werden.
Bei strenger Anwendung kann die Proforma-Rechnung zu einem effektiven Instrument für professionalisieren Sie Ihre Kundenbeziehung, strukturieren Sie Ihre Handelsbörsen und sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung Ihrer Verkäufe.
