In der täglichen Verwaltung eines Unternehmens ist die pünktliche Bezahlung von Rechnungen eine Notwendigkeit. Hinter jeder Verordnung steckt jedoch eine komplexere Realität, insbesondere wenn Folgendes berücksichtigt werden muss Anteile, Schuppen oder Gutschriften. Diese Korrekturdokumente, die oft missverstanden oder übersehen werden, können zu echten administrativen Problemen führen, wenn sie nicht ordnungsgemäß behandelt werden.
Eine schlechte Vermögensverwaltung kann jedoch dazu führen falsche Zahlungen, von Liquiditätsungleichgewichte, oder sogar Nichtkonformitäten in der Rechnungslegung. Aus diesem Grund ist es wichtig, ihre Nützlichkeit und Funktionsweise zu verstehen und effektive, sogar automatisierte Managementpraktiken einzuführen.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen verwalten Sie Ihr Vermögen effektiv und vermeiden Sie Fehler, die die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens beeinträchtigen können.
Eins haben, auch genannt Gutschrift, ist ein Dokument, das von einem Lieferanten ausgestellt wurde für Korrigieren Sie eine frühere Rechnung. In gewissem Sinne handelt es sich um eine „administrative Rückerstattung“, die einem Kunden wie folgt gewährt wird:
Es ist wichtig zu beachten, dass eine Gutschrift kein Gutschein für eine zukünftige Bestellung ist, sondern ein Korrektur der Rechnungslegung Abzug eines Rechnungsbetrags. Sie muss mit einer vorhandenen Rechnung verknüpft sein und dieselben rechtlichen Informationen wie eine herkömmliche Rechnung enthalten.
Beispiel:
Ein Unternehmen erhält eine Rechnung in Höhe von 1.200€ ohne Mehrwertsteuer. Der Lieferant stellt dann fest, dass eine Dienstleistung, die mit 300€ in Rechnung gestellt wurde, nicht erbracht wurde. Er sendet eine 300€ Gutschrift, was den fälligen Betrag auf 900€ ohne Mehrwertsteuer reduziert.
Viele Unternehmen, insbesondere KMU, verwalten ihre Rechnungen und Gutschriften weiterhin manuell (Papier, Excel-Dateien, E-Mails usw.). Diese Betriebsart hat zahlreiche Einschränkungen:
All dies kann sich auf die auswirken finanzielle Gesundheit des Unternehmens, aber auch seines Beziehung zu Lieferanten, insbesondere im Falle von Beschwerden oder Streitigkeiten.
Hier sind die wesentlichen Schritte, um Vermögenswerte in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu verwalten.
Verwenden Sie ein Dokumentenverwaltungssystem oder ein Buchhaltungstool, mit dem Sie speichern können Rechnungen und Gutschriften am selben Ort. Das sorgt für eine klare Sicht und verhindert Versäumnisse.
Es ist entscheidend für Stellen Sie den expliziten Link her zwischen einer Gutschrift und der betreffenden Rechnung. Dies kann manuell über eine Tracking-Tabelle oder automatisch über eine Buchhaltungssoftware erfolgen. Das Ziel: zu vermeiden, dass der Vermögenswert als eigenständiges Objekt behandelt wird.
Vor jeder Zahlung überprüfen Sie den Nettobetrag nach Beantragung der Gutschrift zu zahlen. Das scheint offensichtlich, ist aber einer der häufigsten Fehler, insbesondere wenn Rechnungen zahlreich sind oder in großen Mengen bezahlt werden.
Vermögenswerte können das ändern Voraussichtliche Zahlungstermine (zum Beispiel, wenn eine Gutschrift eine überfällige Rechnung storniert). Es ist daher notwendig, Ihre internen Zeitpläne anzupassen, um zu vermeiden, dass Sie zu früh oder zu spät bezahlen.
Eine Gutschrift ist ein Rechtsdokument, das in der Buchhaltung als separater Eintrag erscheinen sollte. Du musst sicherstellen, dass es ihm gut geht im richtigen Journal aufgezeichnet, mit einem Querverweis auf die Originalrechnung.
Die Automatisierung der Verwaltung von Rechnungen und Gutschriften ermöglicht:
Zahlreiche Finanzmanagement-Tools wie Rechnung hoch ermöglichen es heute, Dokumente automatisch zu scannen, wichtige Daten zu extrahieren und sie nach Lieferant, Datum oder Projekt zu klassifizieren. Dies vereinfacht die Arbeit der Verwaltungsteams und sichert gleichzeitig den Betrieb.
Eine gute Vermögensverwaltung ist nicht nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften, sondern auch ein Hebel für Finanzmanagement.
Dies wird in einem angespannten wirtschaftlichen Kontext, in dem jeder Euro zählt und in dem sich die Finanzabteilungen auf zuverlässige Daten verlassen müssen, um schnelle Entscheidungen zu treffen, umso strategischer.
→ Ist eine Gutschrift Pflicht?
Ja, sobald ein Fehler oder eine Rücksendung vorliegt, muss eine Gutschrift ausgestellt werden, um die ursprüngliche Rechnung zu korrigieren.
→ Können wir einem Kunden eine Gutschrift erstatten?
Ja. Die Gutschrift kann entweder verwendet werden, um einen Betrag von einer zukünftigen Rechnung abzuziehen, oder sie kann direkt zurückerstattet werden.
→ Wie lange sollten Vermögenswerte aufbewahrt werden?
Gutschriften müssen wie Rechnungen aufbewahrt werden mindestens 10 Jahre für buchhalterische und steuerliche Zwecke.
Gutschriften und Gutschriften sollten niemals als bloße Nebendokumente betrachtet werden. Sie sind das Herzstück einer gesundes Abrechnungsökosystem, das faire Zahlungen, eine konforme Buchhaltung und einen optimierten Cashflow garantiert.
Der Schlüssel liegt in einem rigoroses, strukturiertes und zunehmend automatisiertes Management, was es ermöglicht, Finanzdaten zuverlässig zu machen und an Reaktionsfähigkeit zu gewinnen.
