Se lancer dans une nouvelle entreprise ou devenir auto-entrepreneur implique une multitude de tâches, et parmi les plus importantes figure la gestion des factures. Les factures sont des documents essentiels à la fois pour la bonne gestion financière de votre activité, mais aussi pour rester conforme à la législation fiscale. Dans cet article, nous allons vous donner des conseils pratiques pour bien gérer vos factures et éviter les erreurs fréquentes lors de la création d’une entreprise, qu’il s’agisse de micro-entreprise, de profession libérale ou d'une société.
La facturation est une tâche fondamentale pour toute entreprise. Elle permet non seulement de justifier vos ventes, mais elle sert aussi à suivre la rentabilité de votre activité, à respecter les règles fiscales et à assurer la bonne gestion de votre trésorerie. Lorsque vous émettez une facture, vous devez suivre plusieurs règles précises : mentionner les informations obligatoires, respecter les délais de paiement et gérer les factures impayées. Une gestion efficace des factures vous permet de garder une vue d'ensemble sur vos finances et de vous concentrer sur le développement de votre activité.
Une facture est un document légalement contraignant. Que vous soyez auto-entrepreneur ou que vous gériez une entreprise plus large, vous devez respecter certaines règles pour chaque facture émise. Voici les informations que vous devez absolument inclure dans chaque facture :
Ces informations sont non seulement cruciales pour la comptabilité de votre entreprise, mais elles sont aussi exigées par l’URSSAF et le fisc. En cas de contrôle, vous devrez être en mesure de fournir ces documents de manière claire et précise.
Il est impératif de numéroter vos factures de manière logique et chronologique. Le numéro de facture est un identifiant unique qui permet de suivre vos documents comptables et de faciliter leur gestion. Pour éviter tout problème, n’utilisez jamais deux fois le même numéro et assurez-vous que les numéros suivent un ordre sans saut. Par exemple, commencez par 001 et passez à 002, 003, etc. Vous pouvez également choisir de numéroter par mois ou par année (par exemple, 2024-001, 2024-002, etc.).
Une bonne gestion des numéros de facture est essentielle pour éviter les erreurs, faciliter la recherche dans votre logiciel de comptabilité et rester en conformité avec la loi.
Il existe plusieurs moyens de créer et d'envoyer des factures. Dans le passé, beaucoup d’entrepreneurs utilisaient des tableurs Excel pour rédiger leurs factures. Bien que cela puisse paraître simple, ce n’est pas la solution la plus fiable à long terme, surtout pour gérer un grand nombre de factures. Un logiciel de facturation professionnel vous permettra non seulement de créer des factures rapidement, mais aussi de les suivre, de les envoyer par e-mail, et de gérer vos paiements de manière plus efficace.
Malheureusement, toutes les factures ne sont pas réglées dans les délais. Les impayés font partie du quotidien de tout entrepreneur. Pour gérer ces situations, voici quelques étapes à suivre :
Tips : Vous pouvez lors de l'envoi de vos factures préconiser le paiement par Bill up. De cette manière, votre client peut simplement scanner votre facture et la régler en quelques secondes.
Avec la numérisation croissante des transactions, la facturation électronique s’est imposée comme une solution incontournable pour de nombreux entrepreneurs. En plus d’être plus rapide, la facturation électronique est également plus écologique et sécurisée.
Elle permet notamment :
